O exame toxicológico aparece em duas leis: no Código de Trânsito Brasileiro (CTB), ligado à habilitação, e na CLT, ligado ao contrato de trabalho do motorista profissional. São obrigações diferentes, e a transportadora precisa acompanhar as duas.

No CTB: obtenção, renovação e o exame periódico

Condutores das categorias C, D e E precisam de resultado negativo para obter e para renovar a CNH (CTB, art. 148-A).
Quem tem menos de 70 anos faz um novo exame a cada 2 anos e 6 meses, contados da obtenção ou da renovação da CNH, independentemente da validade dos outros exames (art. 148-A, § 2º).
O exame tem janela de detecção mínima de 90 dias (art. 148-A, § 1º).
O resultado só é divulgado ao interessado e não pode ser usado para outro fim além do previsto no CTB e na CLT (art. 148-A, § 6º).

As multas

O CTB tem duas infrações ligadas ao exame, ambas gravíssimas (7 pontos, art. 259). A multa gravíssima é de R$ 293,47 (art. 258), e o fator multiplica esse valor:

Dirigir sem o exame (art. 165-B): multa de cinco vezes, R$ 1.467,35. Na reincidência em até 12 meses, multa de dez vezes, R$ 2.934,70, e suspensão do direito de dirigir. No exame periódico, a infração se configura quando o condutor dirige depois do 30º dia do vencimento do prazo.
Deixar de fazer o exame periódico (art. 165-D): passados 30 dias do vencimento, multa de cinco vezes, R$ 1.467,35, mesmo sem flagrante ao volante. Quem aplica é o órgão de trânsito onde a CNH está registrada.

Resultado positivo no exame periódico leva à suspensão do direito de dirigir por 3 meses. A suspensão só é levantada com um novo exame negativo registrado no Renach (art. 148-A, § 5º, II). Há direito a contraprova e a recurso administrativo, sem efeito suspensivo (art. 148-A, § 4º).

Na CLT: admissão e desligamento

Para o motorista profissional empregado, a CLT exige o exame antes da admissão e no desligamento, com direito a contraprova e sigilo do resultado (art. 168, § 6º). O exame tem janela mínima de 90 dias, e a empresa pode aproveitar o exame feito para a CNH se ele tiver sido realizado nos últimos 60 dias (art. 168, § 7º).

O que a transportadora deve controlar

A data de vencimento do exame periódico de cada motorista: dois anos e meio a partir da obtenção ou renovação da CNH.
Um alerta antes desse vencimento, com folga para agendar o laboratório. Passados 30 dias, o motorista já não pode dirigir sem cometer a infração.
O exame da CLT na admissão e no desligamento, guardado com sigilo.
A escala: motorista com exame vencido não pode ser escalado.

A planilha de controle de motoristas já traz as colunas de vencimento. A jornada, outro ponto da Lei do Motorista, pode ser simulada na calculadora de jornada. No GW Frota, os documentos e os vencimentos dos ativos da frota ficam no mesmo cadastro dos veículos.