OEm tempos de crise e cenários econômicos instáveis — bem como a alta competitividade no mercado e a presença de clientes cada vez mais exigentes, as empresas precisam contar com um sistema logístico baseado em práticas mais enxutas e inteligentes.

A logística é um elemento extremamente estratégico para as instituições. Contudo, a falta de planejamento e embasamento na tomada de decisões muitas vezes resulta em custos excessivos.

Dessa forma, otimizar as operações na cadeia de suprimentos e tornar processos mais eficientes são táticas cruciais para que a empresa possa reduzir custos e ganhar mais destaque e relevância. Na realidade, esses fatores deveriam ser prioridades na gestão logística.

“Se você ouve uma voz dentro de você dizendo ‘você não pode pintar’, então pinte e essa voz será silenciada.”
– Vincent Van Gogh

Erros, retrabalhos, processos repetitivos, entre outras inconsistências que podem aparecer nas operações minam o tempo e o uso eficaz dos recursos de uma empresa e para conseguir potencializar prazos e receitas, as corporações precisam entender a fundo seus custos logísticos essenciais. Assim, serão capazes de buscar formas de aprimorar essas despesas, estudando alternativas mais interessantes sem comprometer a qualidade do serviço.

Pensando nisso, montamos esse texto com as principais informações referentes as despesas operacionais de uma transportadora e quais são as práticas mais recomendadas para organiza-las de forma inteligente e eficiente para ajudar na sua gestão e tomada de decisões. Confira!

Diferença entre custos e despesas operacionais

Embora custos e despesas operacionais refiram-se ao dinheiro que sai da sua empresa, eles não significam exatamente a mesma coisa. Você sabe a diferença entre eles?

De um lado temos os custos, que representam os gastos diretamente envolvidos na atividade-fim da empresa. No caso de uma transportadora, são exemplos de custos envolvidos no transporte: combustível, pneus, peças, entre outros. Eles servem para manter a função primordial do negócio, que é transportar cargas.

Por sua vez, as despesas operacionais amparam o negócio, mas não têm relação direta com a atividade-fim. Por exemplo, um investimento em marketing ou a compra de materiais de escritório não terá impacto direto no transporte em si, mas na empresa como um todo.

Tipos de despesas operacionais

Agora que já sabemos que as despesas operacionais são aquelas não relacionadas à atividade-fim, mas que ainda têm a função de manter o negócio operando em perfeita ordem, você pode começar a organizá-las de diferentes formas.

Um modo de organizar as despesas operacionais é separando-as entre despesas comerciais e despesas administrativas.

– Despesas comerciais: gastos que visam a aumentar o faturamento da empresa, como propaganda, comissão de incentivo para equipe comercial, brindes etc.
– Despesas administrativas: aluguel de escritório, contas de água, luz e internet, seguros, gastos de contabilidade, salários e benefícios aos colaboradores do escritório etc.

Fazer essa distinção permite perceber, por exemplo, que é possível economizar com despesas comerciais quando a transportadora utiliza métodos mais inteligentes para conseguir fretes, como um marketplace que conecta você diretamente a embarcadores.

Outra forma de separar essas despesas operacionais é entre fixas e variáveis.

– Despesas operacionais fixas: custo mensal de uma agência de publicidade, investimento regular em marketing, ferramentas digitais extras de comunicação e vendas, seguros, salários, mensalidade de internet etc.
– Despesas operacionais variáveis: material de escritório, investimentos pontuais em estrutura, contas de luz e água etc.

Fica a seu critério o melhor modo de fazer essa separação. O importante é registrar cada uma delas para ter um maior controle financeiro da transportadora.

Organizando as despesas da transportadora

Sem dúvida, a melhor forma para organizar as despesas da sua transportadora é usar alguma ferramenta digital que possa ser gerida de qualquer lugar. Nela, você e sua equipe precisam desenvolver a cultura de registrar todo e qualquer gasto. A documentação é o mais importante na organização das despesas operacionais. Isso permite, inclusive, fazer projeções mais precisas de gastos futuros.

Para quem tem facilidade com planilhas e quer começar com uma ferramenta gratuita, pode usar o Planilhas Google. Existem também algumas opções de Sistema de Gerenciamento de Transporte (TMS) que oferecem esse tipo de controle financeiro, ou softwares que se integram a eles para executar essa função. Tudo depende do seu orçamento e da facilidade de adaptação a cada solução.